webinar organiseren tips

Sinds de corona crisis worden webinars ontzettend veel ingezet om kennis over te brengen. Het is gemakkelijk, goedkoper dan een fysieke presentatie en snel op te zetten. Voor mijn opdrachtgever Coachfinder heb ik in korte tijd meer dan 25 webinars georganiseerd en daar heb ik veel van geleerd. In deze blog deel ik 10 tips om een succesvol webinar te organiseren.

Tip 1:  Doel en doelgroep van je webinar

Denk goed na over het doel van je webinar. Wat wil je ermee bereiken? En voor wie is de webinar bedoeld? Wil je potentiële klanten bereiken, bestaande klanten informeren of een training verzorgen voor collega’s? Mogelijke doelstellingen voor je webinar zijn:

  • Leadgeneratie: x aantal leads
  • Informatie-webinar of training: beoordeling van de deelnemers met cijfer x

Houd in de voorbereiding van je webinar continue je doel en doelgroep voor ogen.

Tip 2: Feedback vragen

Vraag nadien ook altijd wat de deelnemers van de webinar vonden. Met welk cijfer beoordelen ze de inhoud,  de spreker en hebben ze nog opmerkingen? Gebruik deze feedback voor een volgende keer dat je een webinar geeft.

Tip 3: Communicatieplan

Simpelweg een uitnodiging op je website plaatsen en hopen dat mensen deze zien is meestal niet voldoende voor een hoge opkomst. Denk vooraf na over de kanalen die je in gaat zetten. Kortom, maak een communicatieplan. Waar zit jouw doelgroep? Communiceer de webinar natuurlijk via je eigen website en in de nieuwsbrief, maar vergeet ook de social kanalen niet. Overweeg ook een online campagne op te zetten. Begin ruim op tijd, zeker 2 a 3 weken vooraf, zodat je publiek genoeg tijd heeft om het in de agenda te zetten.

Tip 4: Heldere communicatie

Heldere communicatie rondom je webinar is erg belangrijk. Iedereen wil weten: wanneer en hoe kan ik de webinar volgen? Heb ik speciale software nodig? Moet ik iets voorbereiden?

Het is belangrijk om zo snel mogelijk na aanmelding een bevestiging van aanmelding te sturen. Deel dan meteen de instructies waar de webinar te volgen is. Ook is het handig om vlak voor dé dag nog één of meerdere reminders te sturen; eentje een dag voordat de webinar plaats vindt en eentje op de dag zelf. Dat lijkt veel, maar de ervaring leert dat de opkomst dan uiteindelijk hoger is omdat mensen het anders toch sneller vergeten, of er komt iets anders tussendoor.

webinar aanmelden e-mail

Tip 5: Opvolging

Zorg voor opvolging: stuur achteraf ook altijd een e-mail waarin je deelnemers bedankt voor hun aanwezigheid en deel indien mogelijk de hand-outs van je presentatie en je aanbieding. Beantwoord inhoudelijke, onbeantwoorde vragen persoonlijk via e-mail.

Tip 6: Passende webinar software

Heel belangrijk: zorg dat de techniek op orde is.  Niets zo vervelend als de spreker niet te verstaan is of als het beeld steeds wegvalt. Kies webinar software die past bij de doelstelling en de vorm van je webinar. Een presentatie waarin je vooral zendt, vraagt om andere webinarsoftware dan een interactief webinar waarin de deelnemers met elkaar  (in groepjes) in discussie gaan. In het eerste geval werkt een (gratis) tool als Google Meet prima. In het tweede geval juist een tool als Zoom, want in Zoom zie je de deelnemers in beeld en je kunt de deelnemers gemakkelijk in breakout-rooms plaatsen als je ze onderling iets wilt laten bediscussiëren.Google Meet

Tip 7: Oefen je webinar (veel)

Oefen altijd (zie de vorige tip). Een webinar geven is echt iets anders dan een live presentatie voor een groep.  Is een tool nieuw voor je en weet je nog niet alle knoppen te vinden, oefen dan vooraf meerdere keren. Niets zo vervelend als je live zit te stuntelen en een knopje niet kunt vinden. Een no-brainer misschien, maar controleer voor je live gaat ook altijd of beeld en geluid goed zijn en zorg dat je wifi signaal sterk genoeg is.

Tip 8: Houdt de aandacht vast

Om te voorkomen dat deelnemers tijdens de webinar wegklikken naar hun mail of een ander scherm, is het heel belangrijk om de webinar interactief te maken. Daarmee houdt je de aandacht langer vast. Stel vragen aan je publiek, doe tussentijds een poll of vraag ze iets te doen. Laat ze zelf ook tussentijds vragen stellen.

Tip 9: Stel een moderator aan

Wil je zelf de vragen niet meteen beantwoorden, dan is het handig om een moderator aan te stellen. De moderator vangt de vragen op en kan de deelnemers ook helpen bij technische problemen (“help ik hoor niets”). Zo kan jij je goed concentreren op je verhaal.

Tip 10: Zorg voor rust

Niets zo vervelend als veel rumoer in de “zaal”: storende achtergrondgeluiden van kinderen, voorbij rijdende trams en geluid van een TV. Vraag of alle deelnemers bij binnenkomst meteen hun microfoon uitzetten, of stel dit zelf vooraf in als dat mogelijk is.  Vergeet een deelnemer die een vraag gaat stellen natuurlijk niet te unmuten.

zoom mute participants

 

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *